ERPWorld.net 资讯 当前企业特别是大型企业内部，存在大量单据，需要填写、审批，而传统的方式基本是采用纯手工方法进行处理，纯手工的处理过程也就是说所有的单据模版都是以纸张的形式存在，申请人手工填写了这些单据后，交到自己的上司或相关的主管处进行审批和签字确认。确认后，单据会被交到更高级的领导出进行进一步的确认，直至最终审批通过。Internet的出现改变了这一传统方式，通信、网络的飞速发展冲击着公司的生产作业方式，对企业运作带来革命性的改变，也推动企业财务的事务处理和管理模式走向网络化。

　　GrapeCity 网上费用报销和预算系统就是这样一个基于Internet、能够解决企业内部现存的不合理审批流程的工作流程管理解决方案。企业用户能够通过使用该系统进行单据的填写和提交，并在系统帮助下自动完成审批流程。

　　面临的挑战

　　随着企业生产规模和经营规模的不断增长，以纸化报销单为介质的传统费用报销模式，日益暴露出其成本高、效率低、意见多、矛盾大等问题，并日趋严重。

　　员工报销时间漫长。手工报销模式下，员工为处理报销需多次找领导进行签字，并直接到财务部进行报帐，大量占用有效工作时间。

　　单据签批占用领导大量时间。

　　财务工作量巨大。员工将大量单据送至财务部，财务部门既要审核原始单据，又要审核业务审批流程，最后才能编制记帐凭证，输入会计信息系统。

　　资金支付滞后，对帐困难。在传统的银行支付手段下，资金支付受审批流程和银行处理速度的双重制约，严重滞后于业务发生。同时，大量的资金支付带来了大量的银行对帐工作，财务人员工作负荷大，且出错率高。

　　为了适应激烈的市场竞争，针对企业原有报销管理中的种种缺陷和不足，GrapeCity专门为这类企业度身定做了网上费用报销和预算系统，实现了网络财务系统在办公领域的典型应用。

　　GrapeCity 网上费用报销和预算系统

　　GrapeCity 网上费用报销和预算系统对企业原有管理制度模式进行了详细地调研和周密地论证，从企业实际业务流程和需求出发，通过与企业内部其他系统（目录管理，ERP，财务系统等）的接口，可以从其他系统获取相关信息供本系统使用，例如预算信息，供应商付款情况，组织结构等。并且可以将本系统的审批结果信息同步到其他系统中，实现企业内部的信息共享。

　　GrapeCity 网上费用报销和预算系统主要包括三大模块：费用报销支付流程管理；预算流程管理；业务单据流程管理。这三个模块各自发挥其功能，使企业能够更好地应对今天的挑战，赢得未来的竞争。该系统将会为客户带来的收益主要体现在以下几个方面：

　　提高效率：缩短审批流程占用的时间。原来在审批流程中大量的手工重复劳动都由系统代劳，降低差错率，这样使审批流程较之网上费用报销和预算系统实施前大大缩短了。

　　降低成本：使企业原有的资金占用成本、业务审批成本、财务审核成本、信息重复成本以及无效劳动成本都大大地减少降低，使企业内部的资金占用情况得到了很好地改善。

　　提高员工满意度：网上费用报销和预算 系统的实施，将原本可能需要数周的单据审批流程大大缩短，提高效率的同时自然也提高了员工满意度，此外还提升了财务部门和IT部门在员工心目中的地位。

　　增强企业核心竞争力：网上费用报销和预算系统使企业决策过程更加透明化，科学化。同时令企业面对市场变化可以更加敏捷地做出反应。

　　从整个公司的角度来看，网上费用报销和预算系统的实施将促进公司内控制度的建设。使管理者可以更加关注公司内部控制流程和预算执行。这种管理理念、风格和管理控制方法的改变将有效的优化公司的控制环境。网上费用报销和预算系统严格的交易授权、明确的职责划分、严密的凭证和记录控制，将进一步完善公司费用报销和审核的控制程序。

　　GrapeCity网上费用报销和预算系统曾在许多国内外知名企业中成功应用实施，使这些企业都受益非浅。

　　某国内知名银行：网上费用报销和预算系统有效解决了以前员工日常借款、报销签批过程复杂、结算过程等待时间长的问题；最大程度规范财务单据的填写、签批操作，避免人为错误；提高财务审核、结算、入帐的工作效率；实现员工个人，部门，项目的费用控制。

　　某连锁教育集团：网上费用报销和预算系统解决了该集团报销周期冗长的问题。同时GrapeCity咨询顾问还对集团内部的其他问题做了进一步研究，不但帮助该集团解决了网上报销的难题，还对他们原有的财务系统做出进一步的优化，为该集团日后发展的整体规划打下了良好的基础。