自上个世纪，计算机在各行各业被广为应用以来，技术成本的下降促进计算机设备的应用，为企业信息化提供了条件。电子文档以其独特的优势取代了高成本、不利于保存的纸质文档。由此，也给文档管理提出了新的要求。

　　在企业发展壮大的过程中，随着业务的增长，总会产生大量有关管理、产品、制造、销售等与各环节相关的电子文档。这些文档对企业和员工来说都是很重要的资产。大量不同格式的文档存放在不同的物理位置，当员工、客户、合作伙伴和供应商需要一些资料时，却发现很难找到所需，集中管理如此盘杂的文档势必非常困难。在企业管理中，机密文件很难得到有效的保护，各部门间难以协同办公，重新开发利用知识资源十分困难。由文档管理引发的这些情况屡见不鲜。这种情很大程度上延误了工作的进度，文档管理俨然成了阻碍企业发展的绊脚石。

　　虽然企业付出很多时间和精力去组织分类这些文档，避免意外状况发生，结果却是不尽人意。如何科学管理这些盘杂的知识文档使其不至于流失，并得到充分的利用，正是很多企业都深感头疼的问题。

　　据了解，当前多数企业的电子文档管理几乎空白。管理层对文档管理的重要性认识不足，对于电子文档管理技术更是不甚了解。对于集中管理如此浩大的电子文档，企业感到心有余而力不足。

　　在日新月异的现代社会，竞争无处不在。知识的竞争是首位的。近年来，由于知识经济的风行，知识管理受到了众多企业的推崇。实行知识管理可以帮助企业整合知识资源，提高核心竞争力。从本质上说，知识管理的基础是实行文档管理。专家总是把知识管理和文档管理相提并论。脱离文档管理的知识管理是不切实际的。这是因为信息资源是一种十分脆弱和很不稳定的东西。文档凝聚了知识财富和智力资源，是最基本，也是最重要信息载体。科学的文档管理可以实现知识的共享和开发利用。离开文档管理的信息化建设等于一纸空谈。不论从哪个角度出发，文档管理任务都是极为重要的。