东莞糖厂集团地处东莞中堂，是一家以制糖为主的综合性企业集团，下属有24个厂、公司，排名居全国轻工企业200强及全国食品制造业50家最大规模企业之列。

　　随着东糖集团的不断发展，管理的复杂度加大，集团领导已经充分认识到信息化建设对企业持续发展的重要性，曾多次组织有关人员参观信息化建设效益明显的企业，学习借鉴信息化建设的经验，并且多次邀请信息化服务提供商为企业信息化建设作专题讲座，为集团信息化建设提供科学、合理、切实可行的解决方案。

　　效益驱动，需求具体

　　建立集团型办公自动化系统是东糖集团领导在全局性信息化建设中走出的第一步。其初衷是面对一个由24个分厂、子公司组成的大型集团、亟须加强沟通，构建企业文化与知识管理平台，实现集团内信息的无障碍下达与反馈，从而提高企业执行力。经过详细的分析论证，确定了东糖集团办公自动化系统的目标：以先进的计算机网络技术为依托，以业务流转为核心，以综合信息服务为基础，以电子邮件、信息查询服务及日常事务管理等为内容构建办公自动化系统，提高企业内部的办公效率、决策能力和应急指挥能力，实现集团资料共享，并与未来应用系统高度集成。具体需求是：

　　方便灵活的自定义工作流程、公文格式及内容，针对岗位职责，分配不同的权限，保证信息流的方向性、及时性、安全性、保密性，保障领导层可随时了解各项工作进展情况，有效实现内部实时管理和监控;

　　建立文档管理制度，根据各种文件的性质、用途等标准对其进行分类管理。流通后的公文可归档，其它各类文件可随时录入到系统中，形成企业档案库，完成归档、保存、借阅、销毁制度化;

　　掌握市场、销售、财务、成本、人事等方面准确、完整、及时的信息，对领导层的决策提供信息保证;及时掌握市场信息，完善发展规划，改进销售策略，提高服务质量;

　　根据集团实际需求，采集集团内部的各类报表数据，进行分类汇总，实时传送到管理者手中，方便领导对企业全面情况的了解和监控;加强会议、人事、劳资、合同、车辆等日常办公管理。

　　选型和实施并重

　　东糖集团OA选型组经过多方考察，最终选择了广州市天剑计算机系统工程有限公司的TJ_OA产品作为原型产品进行客户化实施。TJ_OA系统基于IBM/Lotus公司的Lotus Domino/Notes平台，它结合了企业级电子邮件、分布式文档数据库与快速应用开发以及Internet技术，不仅为用户提供了方便易用、功能完善的邮件处理系统，而且在网络资源管理和网络共享、转换各类应用系统信息等方面提供了安全、可靠、强有力的工具。其强大的工作流软件开发环境，可以帮助用户建立B/S(浏览器/服务器)和Notes客户机/服务器结构体系的企业级应用解决方案。

　　为了保证项目成功，在系统建设工作开展之前，制定有效的项目实施与管理计划是必不可少的。OA系统的实施得到集团领导的高度重视，成立了以集团董事会和天剑公司领导层组成的项目领导小组，负责监督整个OA项目的实施，东糖集团所有部门的领导都作为实施组成员负责本部门OA项目的实施。

　　依照“总体规划、分步实施”的原则，东糖OA的实施分为六个阶段：实施准备、产品试用、客户化、系统再培训、切换运行与测试验收，六个环节环环相扣，每一个环节均有相关的控制措施，并设置里程碑式标志，层层推进。

　　成功上线，效果明显

　　通过4个月的紧张实施，东糖集团对天剑项目组认真负责的工作态度和精湛的技术水平十分满意，系统实施效果明显：

　　全面覆盖企业的办公事务，使企业信息能够被所有管理者和员工及时、有效地获取和应用;

　　提供了强大的流程自定义功能，使用户能够根据自身办公事务的特点来定制业务流程，并可对流转过程进行实时监控;

　　具有实时短信息提示功能：系统具备单发、群发短信息功能，根据信息提示可以快捷地办理事务。

　　通过OA系统，集团领导可以对下属24个分厂、公司工作质量与进度进行全程监控，加大工作透明度，提高工作效率。

　　应用深入，显现更大效益

　　一期工程，东糖集团的OA系统实现了基本的办公功能，公司内部的所有文档以及日常的行政办公都在OA平台上进行提交与处理，大大地提高了整个集团的办公效率。随着应用的深入，到2004年，东糖领导提出：希望在现有OA系统中增加手写签名和电子签章功能。为此，又实施了东糖OA系统的二期工程，也于2004年8月顺利结束。

　　东糖OA系统现已正式运行两年多了，效益正逐渐显现出来：

　　通过OA系统，重新明晰了部门职能、岗位职责，并据此明确了岗位使用权限，从而进一步规范了业务处理流程，实现了东糖集团的管理模式(人+制度+契约+电脑)和管理目标(严格、精细、科学、高效)。

　　通过OA系统，构建了整个集团的“数字神经网络”和沟通平台。不论是集团领导还是一般员工均可在这一平台上沟通、交流，共享知识;同时通过这一平台，加速信息反馈与控制。OA系统就象一张大网，把整个企业凝聚起来，团结起来。

　　明显提高了领导层的决策效率。

　　在手工模式下，集团领导每天需要阅读的大量报表都是各分公司打印出来通过传真或专人送到领导桌面的。东糖OA系统通过接口的开发，实现了同管理信息系统(MIS)的集成。领导通过OA的专用栏目可以随时查阅各分厂、分公司的经营状况，并及时下达指示，由此大大节省了时间，提高了决策效率。

　　实现了移动办公。

　　集团OA系统接入到Internet。集团内凡有权限的人员均可在全球任一地方通过OA系统的专用IP地址上网应用，查看企业动态，处理应急业务，互相沟通信息，消除了空间、时间的距离，实现真正意义上的网络移动办公。

　　普通的办公人员，也充分感受到OA系统带来的好处。通过OA提交报告、报表，大大减轻了工作压力，提高了工作效率，从面有更多时间去学习提高自己。

　　现在，东糖人已完全离不开OA系统，特别是集团的领导，每人随身都带一台笔记本电脑。集团办公室、基地办公室、领导家里都分别安装了电脑，方便随时随地地处理事务。 现在的东糖人，每天上班的第一件事就是先进入OA处理事务，查看OA上发布的最新信息。对东糖人来说：OA系统是“领导的贤内助，员工的好帮手”!