一、 新信息时代传统OA的局限

　　办公自动化的基本任务是利用先进的科学技术，使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理，达到提高生产率、工作效率和质量，方便管理和决策的目的。然而目前虽然大多数企业已经建立了各种各样的办公系统，但是传统OA产品由于其自身的缺陷，将不可避免地导致以下问题：

　　1. 信息孤岛

　　办公系统的分散开发和引入，使信息被封存在不同的应用平台和数据库中，定义和采集相互独立，从而形成了许多信息孤岛，大量有用的信息分散在各个“死角”，不能被有效利用和共享。而建立一个高效的办公自动化环境的首要条件就是保证信息的畅通无阻和高效利用。

　　2. 应用孤岛

　　传统OA系统难以与企业其它业务系统紧密集成，使得企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，工具落后、管理维护工作量大，各部门各系统往往形成一个个“应用孤岛”，企业需要花大量人力物力在不同的应用系统之间切换以获取相应的信息进行分析，造成资源浪费和重复劳动，企业的运作效率大大下降。

　　3. 资源孤岛

　　企业内部各部门之间的协同，和企业内部与外部资源（包括客户和合作伙伴）之间的协同，在这个新信息时代越发凸现其重要性。企业必须建立一个动态的、可控的、统一的、全面集成和协作化的信息应用环境，从而能够使得企业内部资源（管理者、员工）和外部资源（客户和伙伴）能够在一个统一的平台上高度共享信息、协同完成各种复杂的业务处理、形成知识积累的科学体系、共同面对市场环境的变化。而传统的OA系统由于其体系架构的陈旧，无法很好的建立起这样一个协同运作的环境。

　　传统OA已经不能很好地满足企业日益增长的需求，企业迫切需要一个可以实现整合内外资源的高效的信息系统以提升其管理水平。

　　二、 企业需要怎样的OA系统？

　　企业管理层――需要一个能够有效监控企业运作，协调各种企业资源，分析企业运营状况，协助我做出正确分析和决策的OA系统；

　　企业知识管理者――需要建立一个内部员工和外部伙伴完成知识积累、共享和创新的知识，以满足知识经济时代对企业的要求的OA系统；

　　项目经理――需要一个能够帮助我分解项目、调控和管理项目的资金、人力、物料、进度，并对项目做出各角度分析以帮助项目小组更好地完成项目的OA系统；

　　销售代表――需要一个能够有效分析销售机会，跟踪和判别客户，随时记录客户联系情况，保持与客户的高效沟通的OA系统；

　　普通员工――需要一个个性化的个人工作界面，可以共享知识信息，与企业其它各部门人员保持沟通，共同完成各种事务，并协助我有效制订个人工作计划的OA系统；

　　IT部经理――需要一个可扩展、可高度定制、功能纵深、应用集成，有效解决“孤岛”难题，企业无需重复投资，方便使用和管理的OA系统；

　　三、 泛微的协同办公系统特性

　　而基于泛微协同商务系统（e-cology）建立的协同办公系统，则在统一的企业信息平台上实现了对公文，销售，人事，资产，客户，采购等方面的管理，它以消除企业内部的各类信息孤岛，实现企业各部门、各人员之间的信息共享和协同工作为目的，创建一个集成的、统一的、协调运作的协同办公平台以提高企业管理水平和运营效率。

　　与一般的办公自动化系统相比，泛微的“协同办公”带来了全新的办公体验，它的特性包括：

　　1） 超越传统OA的深化应用

　　不仅包含传统OA的所有内容，更在横向上进行了扩充，纵向上进行了深化，涉足企业经营管理的几乎所有的方面，应用完全集成，无需企业重复购置。

　　2） 基于WEB的

　　无需购置复杂的设施既可实现系统的运作。企业可以选择在局域网或广域网上架构办公平台，对于客户端来说，只需要一个浏览器便可。支持企业远程办公和不间断服务，从而改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可在任何时间，在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。

　　3） 基于流程的

　　建立一个动态的、规范的、平滑的和高效的流程体系，并通过对企业现有流程进行重新整合实现企业的规范化和高效运作。以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转，并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新。

　　4） 基于知识的

　　适应知识经济时代对企业的知识创新和积累的要求，提供知识管理所需的完整的IT工具、知识存储库和知识交流场所，并提供基于知识的评估体系以支持企业对知识管理的分析和决策。

　　5） 基于个性化的

　　与企业信息门户结合的办公系统打开了一个通向企业资源的窗口。所有的企业资源都被整合在统一的平台上，并个性化地展示给不同的用户群组和个体，使他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。

　　6） 基于动态的

　　强大的可定制性满足不同企业对办公自动化的不同需求。企业的组织结构、人员结构、业务流程等千差万别、即使同一个企业，也会在发展过程中对各种因素作出调整，而系统提供的是一个开放的、灵活的、强适应性的办公自动化环境，企业无需二次开发即可以少许设置完成对系统的重定义以满足企业的状况。

　　 7） 基于严密安全控制的

　　整个办公自动化环境不仅是一个灵活的、开放的环境，同时也是一个安全的控制。系统提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等。并支持多重级别、多个层次的安全性定义。

　　8） 基于协同的

　　泛微协同办公系统，其实现的协同是信息的协同和各部门/各人员之间工作的协同：

　　基于企业信息网状管理体系建立，所有的信息和应用在系统中都不是孤立，而是强相关联的，用户可以通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提取整张信息网，而无论信息的来源、结构和存储方式；实现了应用的集成化，例如人事管理、文档管理、资产管理等都是完全结合在一起的整体，这样用户只需要在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换；实现了各部门/各人员之间的协同工作，跨部门、多人员、多任务的工作可以在统一规划、统一调度和高效共享及交流下完成。

　　四、 泛微协同办公系统主要功能

　　泛微协同办公系统实现的功能包括知识知识文档管理、人力资源管理、资产管理、会议管理、项目管理、财务管理、工作流程管理、客户关系管理等。

　　泛微协同OA平台总体图：

　　1. 知识文档管理

　　对企业所有结构化和非结构化的信息进行统一和规范的管理。提供了全面的管理框架，对文档进行有序和高效的组织，并允许用户在任何时间、任何地点创建、存储和编辑任何类型的文档。可被管理的文档示例：合同、规章制度、人事档案、技术手册、产品说明书、培训文档、方案书、票据、扫描的图片等。它的主要功能包括：

　　· 创建文档资料库，对所有结构化和非结构化文档的管理。

　　· 建立和维护文档管理架构，并可针对不同的信息门户建立不同的文档内容展示

　　· 编辑各种形式的文档

　　· 各种方式发布文档（文档库、网站或信息门户）

　　· 建立并维护内外网站，可针对不同的信息门户建立不同的网站

　　· 邮件、新闻和文档模板设置

　　· 文档分布重定位

　　· 维护动态知识库

　　· 多人对多人的交流

　　· 安全性控制

　　· 搜索

　　· 分析报告

　　2. 人力资源管理

　　与传统的人事管理不同，由泛微协同商务系统搭建的人力资源管理通过与其他模块的协同工作，实现人力资源管理的全方位化和个性化。它的主要功能包括：

　　· 企业组织机构维护

　　· 企业人事结构维护

　　· 人员级别角色维护

　　· 结构化人力资源数据存储

　　· 时间表维护

　　· 考勤管理

　　· 薪酬福利管理

　　· 预算和成本管理

　　· 个人工作表维护

　　· 在线工作查看

　　· 工作委派

　　· 招聘管理

　　· 邮件集成

　　· 搜索

　　· 分析报告

　　3. 资产管理

　　对企业的资产进行有效、规范的管理。通过与工作流程的结合，完成资产申购、借用、盘点、出入库等，跟踪资产整个生命周期内的使用情况。它的主要功能包括：

　　· 结构化资产数据

　　· 资产申购管理

　　· 资产盘点管理

　　· 资产报修管理

　　· 资产调拨管理

　　· 资产折旧管理

　　· 库存管理

　　· 资产使用跟踪

　　· 车辆管理

　　· 搜索

　　· 分析报告

　　4. 会议管理

　　对会议的地点、工作、参会人员、会议资料、议程等进行管理。它的主要功能包括：

　　· 会议类型维护

　　· 会议地点维护

　　· 参会人员维护

　　· 会议服务设置

　　· 会议资料维护

　　· 会议议程设置

　　· 会议自动通知

　　· 回执管理

　　· 会议决议管理

　　· 自动触发相应会议审批、订票、订房等工作流程

　　5. 项目管理

　　对项目整个生命周期内的所有资源，包括项目人员、进度安排、项目计划、项目监控等进行管理。它的主要功能包括：

　　· 项目分解

　　· 人力资源安排

　　· 项目进度管理

　　· 项目预算管理

　　· 物料管理

　　· 项目监控

　　· 评估项目成本和收入

　　· 项目版本控制

　　· 与信息门户相结合的项目人员协同工作

　　· 项目相关通知

　　· 项目分析报告

　　6. 财务管理
　　财务管理实现了企业表现的在线流览，通过各种财务分析工具提供给管理者企业运营和绩效的详细了解。它的主要功能包括：

　　· 财务数据存储和更新

　　· 企业整体绩效表现的明晰浏览

　　· 预算及收支的浏览

　　· 提供财务分析工具，并可自定义

　　· 各种财务报告

　　7. 工作流程管理

　　对工作流程的流转进行定义，强大的功能可让企业自定义任意类型和任意复杂的工作流程，并与其他模块相结合完成企业的电子化运作，从而实现企业运营的高效、规范。可被定义的流程示例：公文流转、文档审批、招聘、通知、资产流转、项目审批、借款、报销、票务申请等。它的主要功能包括：

　　· 统一和规范化企业的各种工作流程

　　· 支持工作流的从简单到复杂的定义

　　· 动态维护工作流以支持组织运作

　　· 高效的工作流程处理方式

　　· 图形化工作流程

　　· 工作流自动提醒

　　· 工作流批示保留

　　· 跟踪工作处理情况

　　· 流程信息的全面归集

　　· 流程的门户化

　　· 工作流自动激活

　　· 自动数据库链接

　　· 固定及可自定义的报表

　　8. 客户关系管理

　　管理客户、分销商、合作伙伴等所有企业外部资源以及与其相关的合同、文档、交易记录、服务记录、工作流等信息，并通过企业信息门户实现与客户和外部资源的双向交流及相关业务处理。它的主要功能包括：

　　· 结构化客户数据
　　· 跟踪和管理客户信息
　　· 客户级别和信誉管理
　　· 邮件集成
　　· 在线销售
　　· 远程销售
　　· 客户服务
　　· 成本分析
　　· 报告统计
　　· 安全性控制
　　· 搜索

　　五、 泛微协同办公系统的更多特色

　　· 协同的、集成的办公环境：通过与企业信息门户的结合，提供人员工作的协同平台，并可将各种业务数据集成到办公自动化平台中。

　　· 系统中所有的信息，包括事件、流程、文档、人员、角色等强相关联，突破了信息海洋和信息孤岛给企业管理带来的困扰。

　　· 可定制：可随时对组织机构、人事结构、人员角色、数据结构、工作流程、访问权限等进行自定义和灵活调整，适应企业发展和业务调整的需要。

　　· 可规划：工作流程、文件库、公文库、会议库、资产库、人力资源库等的数量与应用办法可规划；

　　· 事找人：为领导和其他办公人员提供集中的办公窗口，每个人都可迅速地获得自己的相关信息和需要处理的业务。

　　· 自动提醒：到一个流程被启动时，系统会自动提醒相关当事人。

　　· 结构化：模块化设计、标准接口、设计开放，全面支持二次开发。

　　· 模块化：你可以在现有系统上，自由叠加其他功能模块。

　　· 采用B/S结构，支持分布式办公和移动办公。

　　六、 泛微协同商务系统（e-cology）简介

　　泛微协同商务系统e-cology是上海泛微软件有限公司自主开发的大型企业管理平台，它体现了协同商务的最新管理理念，以先进的技术架构和强大的功能体系，全面涵盖企业管理主要需求，包括知识文档管理（e-Document）、人力资源管理（e-HRM）、客户关系管理（e-CRM）、项目管理（e-Project）、资产管理（e-Logistics）、财务管理（e-Financials）和工作流程管理（e-Workflow）。

　　e-cology系统可迅速根据企业的实际需求，搭建相应的信息化解决方案。有关e-cology产品的详细信息，请参考《泛微协同商务系统产品白皮书》

　　七、 泛微公司简介

　　泛微软件有限公司（Weaver Software）是专业的企业管理软件厂商和应用解决方案提供商，同时也是国内协同商务领域的领导者及倡导者。